Privacyverklaring

mijnrijsoftware B.V. levert software voor rijscholen via een website, online platform en mobiele app. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij zelf verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Voor persoonsgegevens die een rijschool in onze software verwerkt, is de rijschool meestal de verwerkingsverantwoordelijke. mijnrijsoftware B.V. verwerkt die gegevens dan als verwerker in opdracht van de rijschool. Dit onderscheid wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 3.

• mijnrijsoftware B.V., handelend onder de naam MijnRijsoftware

• Vestigingsadres: Amsterdam, Nederland

• KVK-nummer: 42137204

• E-mailadres privacy: [email protected]

• E-mailadres beveiliging: [email protected]

• Website: https://mijnrijsoftware.nl

Wie verantwoordelijk is voor een verwerking, hangt af van de situatie.

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die wij zelf verwerken over:

• bezoekers van onze website;

• personen die informatie, een demo, proefaccount of offerte aanvragen;

• klanten, potentiële klanten, leveranciers en hun contactpersonen;

• eigenaren, beheerders, instructeurs en andere gebruikers van het platform of de app, voor zover wij zelf het doel van de verwerking bepalen;

• personen die contact opnemen met support of op een andere manier met ons communiceren;

• ontvangers van serviceberichten, productupdates of marketingcommunicatie.

Voor leerling- en rijschoolgegevens die namens een rijschool in het platform worden verwerkt, geldt daarnaast de privacyverklaring van die rijschool.

Hieronder staat per situatie welke gegevens wij verwerken en waarvoor. Wij vragen nooit meer gegevens dan voor het betreffende doel nodig is.

Wij kunnen onder meer naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van een aanvraag en technische gegevens zoals IP-adres, browser, apparaat en tijdstip verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden, contact op te nemen, een demo of proefaccount te leveren, misbruik te voorkomen en onze website te beveiligen en verbeteren. De grondslag is, afhankelijk van de situatie, voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang of toestemming.

Op onze publieke formulieren kan een bot- en spambeschermingsdienst worden ingezet (Cloudflare Turnstile). Die verwerkt technische signalen van browser en apparaat om geautomatiseerd misbruik te herkennen, zonder de bezoeker te volgen voor advertentiedoeleinden.

Wij verwerken onder meer namen, functies, zakelijke contactgegevens, organisatiegegevens, offertes, contracten, communicatie, abonnementsgegevens, factuurgegevens, betaalstatus en gegevens over gebruikte modules.

Dit doen wij om overeenkomsten uit te voeren, klantcontact te onderhouden, abonnementen te beheren, facturen te versturen, betalingen op te volgen en te voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Wij kunnen naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, rol, autorisaties, versleutelde authenticatiegegevens, sessies, tokens, IP-adres, apparaat- en browserinformatie, inlogmomenten en uitgevoerde beheeracties verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om accounts aan te maken, toegang te beveiligen, misbruik en fraude te voorkomen, incidenten te onderzoeken en de betrouwbaarheid van de dienst te bewaken.

Wij verwerken contactgegevens, de inhoud van supportvragen, e-mails, chats of telefoongesprekken, technische informatie en eventueel gedeelde schermafbeeldingen of bestanden.

De administratie rond een supportverzoek verwerken wij voor onze eigen dienstverlening. Bevat een supportverzoek gegevens uit de klantomgeving, zoals leerlinggegevens, dan verwerken wij die inhoud in beginsel namens de rijschool en uitsluitend om het verzoek af te handelen. Deel geen identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere gevoelige informatie wanneer dat niet noodzakelijk is.

Wij verwerken gegevens die nodig zijn voor onze eigen facturatie, zoals naam, adres, organisatie, abonnement, factuurnummer, betaalstatus en transactiereferentie. Wanneer wij een betaalprovider gebruiken, verwerkt die partij mogelijk aanvullende betaalgegevens onder haar eigen privacyvoorwaarden.

Wij kunnen naam, e-mailadres, organisatie, communicatievoorkeuren en afmeldgegevens verwerken. Service- en beveiligingsberichten kunnen noodzakelijk zijn voor het gebruik van de dienst. Marketingberichten sturen wij alleen wanneer dat is toegestaan. Iedere marketingmail bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid.

Wij verwerken zakelijke contactgegevens, contracten, offertes, facturen en communicatie voor inkoop, leveranciersbeheer, samenwerking, beveiliging en financiële administratie.

Rijscholen gebruiken MijnRijsoftware voor onder andere leerlingenbeheer, planning, communicatie, rijlesvoortgang, pakketten, facturatie, betalingen en examenadministratie. De rijschool bepaalt welke persoonsgegevens daarvoor nodig zijn en op welke grondslag zij die verwerkt.

Afhankelijk van het gebruik van de software kan het bijvoorbeeld gaan om:

• contact- en identificatiegegevens van leerlingen, ouders of verzorgers, instructeurs en medewerkers;

• gegevens over de rijopleiding, afspraken, aanwezigheid, instructeur, ophaallocatie, pakketten en lestegoed;

• voortgang, feedback, toets- en examenstatus en administratieve stappen in het opleidingstraject;

• facturen, betalingen, herinneringen en transactiereferenties;

• berichten, notities, documenten en beveiligings- of auditlogs die binnen de klantomgeving worden vastgelegd.

Wij verwerken deze gegevens alleen om de software te leveren, beveiligen, onderhouden en ondersteunen, en verder volgens de schriftelijke instructies van de rijschool. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst.

Online betalingen door leerlingen lopen via het eigen betaalaccount van de rijschool bij betaaldienstverlener Mollie. Mollie verwerkt de betaalgegevens die daarvoor nodig zijn onder haar eigen voorwaarden; wij ontvangen de status en referentie van de betaling om de factuur bij te werken.

Wij verkopen klantdata niet, gebruiken klantdata niet voor advertentieprofilering en gebruiken klantdata niet om algemene of generatieve AI-modellen te trainen. Wij kunnen wel daadwerkelijk anonieme en geaggregeerde informatie gebruiken voor statistiek, capaciteitsplanning en verbetering van de dienst, zolang deze informatie niet naar een persoon of individuele klant kan worden teruggeleid.

Verzoek over leerling- of lesgegevens? Neem eerst contact op met de betreffende rijschool. De rijschool kan het verzoek zelf behandelen of ons vragen daarbij te helpen. Ontvangen wij zo’n verzoek rechtstreeks, dan sturen wij het in beginsel door naar de rijschool.

Wij ontvangen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via een formulier, account, overeenkomst of supportvraag;

• van de rijschool waarvoor iemand werkt of waarbij iemand rijlessen volgt;

• automatisch via website, app, browser, apparaat, beveiligingslogs en noodzakelijke technieken;

• van betaalproviders, appstores of andere diensten die door de gebruiker of rijschool worden geactiveerd;

• uit openbare zakelijke bronnen, zoals een bedrijfswebsite of het Handelsregister, wanneer dat nodig is voor zakelijke communicatie of controle.

Wanneer wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, verwerken wij persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat:

• Overeenkomst: de verwerking is nodig om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.

• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale administratie of een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde instantie.

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging, fraudepreventie, zakelijke communicatie, verbetering van de dienst en het vaststellen of verdedigen van rechten. Wij wegen dit belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

• Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde marketingcommunicatie of niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

Wanneer wij als verwerker optreden, bepaalt de rijschool de grondslag voor de verwerking.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, beveiliging, administratie, wettelijke verplichtingen of een zakelijke transactie. Het kan gaan om:

• leveranciers voor hosting, database, authenticatie, opslag, e-mail, monitoring, back-ups en technische ondersteuning;

• de planningsdienst voor demo-afspraken (Calendly), die pas wordt geladen nadat een demo-aanvraag is verstuurd;

• de bot- en spambescherming op onze publieke formulieren (Cloudflare Turnstile), wanneer die is ingeschakeld;

• de pushnotificatiedienst voor de mobiele app (Expo Push Service), die voor de daadwerkelijke bezorging gebruikmaakt van Apple (APNs) en Google (Firebase Cloud Messaging), en, bij het downloaden van de app, Apple of Google;

• betaalproviders en financiële dienstverleners;

• leveranciers voor support, communicatie en administratie;

• accountants, verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs, voor zover noodzakelijk;

• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;

• een koper, investeerder of opvolgende organisatie bij een voorgenomen fusie, overname of overdracht, onder passende vertrouwelijkheidsafspraken.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Een actuele lijst van de belangrijkste subverwerkers is op verzoek beschikbaar.

Wij verwerken persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). De klantomgeving met leerling- en lesgegevens wordt binnen de EU gehost.

Een deel van onze ondersteunende diensten is Amerikaans: de planner voor demo-afspraken (Calendly) en de pushnotificatiedienst voor de mobiele app (Expo). Bij gebruik daarvan kunnen de betrokken gegevens buiten de EER worden verwerkt.

Voor doorgifte buiten de EER gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en nemen wij waar nodig aanvullende beschermingsmaatregelen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De onderstaande termijnen zijn uitgangspunten. Een langere of kortere termijn kan gelden door een wettelijke verplichting, een geschil, een beveiligingsincident of een specifieke afspraak met een klant.

Onze website en app gebruiken cookies, lokale opslag en sessietokens. Wij plaatsen zelf alleen strikt noodzakelijke technieken: een beveiligingscookie (CSRF-token) die formulieren en verzoeken tegen misbruik beschermt, en inlog- en sessieopslag die je veilig ingelogd houdt. Daarvoor is geen toestemming vereist.

Wij plaatsen zelf geen analytische cookies, trackingcookies of advertentiecookies.

Nadat een demo-aanvraag is verstuurd, laden wij de planner van Calendly. Calendly kan daarbij eigen cookies of vergelijkbare opslag gebruiken en toont daarvoor binnen de planner een eigen cookiekeuze. Ook de bot- en spambescherming op onze formulieren kan noodzakelijke opslag gebruiken.

Gaan wij in de toekomst niet-noodzakelijke analytische, personalisatie- of marketingtechnieken gebruiken, dan vragen wij daarvoor vooraf toestemming wanneer dat wettelijk vereist is en passen wij deze verklaring aan.

Een actueel overzicht van de gebruikte technieken staat in onze cookieverklaring op mijnrijsoftware.nl/cookies.

Wanneer de mobiele app wordt gedownload, kunnen Apple of Google gegevens verwerken over het apparaat, account, de download en eventuele betaling volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

Voor pushnotificaties gebruiken wij de Expo Push Service. Daarbij verwerken wij per toestel een pushtoken, gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. Bij uitloggen wordt het token van dat toestel afgemeld, zodat een volgende gebruiker van hetzelfde toestel geen meldingen van de vorige gebruiker ontvangt.

Een pushbericht bevat de naam van de afzender en een korte weergave van het bericht, zodat de ontvanger ziet waar het over gaat. Wij nemen geen verdere leerling-, les-, medische of financiële gegevens op in de tekst van een pushnotificatie. Wie liever geen inhoud op het vergrendelscherm ziet, kan dat aanpassen in de meldingsinstellingen van het toestel.

Voor het vastleggen van een no-show kan een instructeur in de app een foto maken met de camera en, na een uitdrukkelijke tik op de locatieknop, de locatie van het toestel opvragen. Dit gebeurt nooit automatisch: alleen wanneer de instructeur zelf op "Foto maken" of de locatieknop tikt. De app vraagt hiervoor alleen toegang tot de camera, niet tot de fotobibliotheek van het toestel. De rijschool is voor deze gegevens verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze als verwerker. Bewijsfoto’s worden 3 maanden na vastlegging automatisch verwijderd.

Wil je een afspraak toevoegen aan de agenda van je toestel, dan vraagt de app eenmalig toestemming om die ene afspraak naar je toestelagenda te schrijven. Er vindt geen doorlopende synchronisatie plaats en de app leest je toestelagenda niet uit.

Het platform kan persoonsgegevens van minderjarige leerlingen bevatten. De rijschool is verantwoordelijk voor de grondslag van die verwerking en voor het informeren van leerlingen en, waar nodig, ouders of verzorgers. Wij ondersteunen de rijschool met passende beveiliging, autorisaties en functionaliteiten.

Wanneer wij in een uitzonderlijke situatie zelf rechtstreeks toestemming nodig hebben van een minderjarige voor een online dienst, vragen wij waar wettelijk vereist toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over personen die rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen. Het platform kan wel percentages, signalen, herinneringen of overzichten tonen, bijvoorbeeld over lesvoortgang. De rijschool en instructeur blijven verantwoordelijk voor de beoordeling en het uiteindelijke besluit.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang en onrechtmatige wijziging. Afhankelijk van de verwerking kan het onder meer gaan om:

• versleutelde verbindingen en passende versleuteling van gevoelige gegevens;

• persoonlijke accounts, rollen en beperkte toegangsrechten;

• sterke authenticatie voor beheeraccounts waar passend;

• logging, monitoring en procedures voor beveiligingsincidenten;

• back-ups en herstelprocedures;

• beveiligde ontwikkeling, updates en controle van leveranciers;

• geheimhouding en beperkte toegang voor medewerkers die ondersteuning of beheer uitvoeren.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Een kwetsbaarheid of vermoeden van misbruik kan worden gemeld via [email protected]. Deel geen gevoelige gegevens via onbeveiligde kanalen.

Wanneer wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, kan een betrokkene ons verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken;

• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;

• verwijdering van gegevens, voor zover wij die niet hoeven te bewaren;

• beperking van een verwerking;

• overdracht van zelf verstrekte gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit geldt;

• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;

• intrekking van toestemming. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

Een verzoek kan worden gestuurd naar [email protected]. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren, maar vragen niet meer gegevens dan nodig.

Gaat een verzoek over leerling-, les-, voortgangs-, planning- of factuurgegevens in de omgeving van een rijschool? Neem dan eerst contact op met die rijschool. Wij helpen de rijschool waar nodig bij de uitvoering van het verzoek.

Een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken kan worden gemeld via [email protected]. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten en gebruikers wanneer dat redelijkerwijs nodig is, bijvoorbeeld via e-mail, het platform of de app.